Czym są Incoterms?
Incoterms to międzynarodowe reguły określające podział obowiązków między sprzedawcą a kupującym w transakcjach dotyczących dostawy towarów. Zasady te wskazują między innymi, kto organizuje transport, kto ponosi określone koszty oraz w którym momencie ryzyko uszkodzenia lub utraty towaru przechodzi na drugą stronę.
Obecnie stosuje się reguły Incoterms 2020, opracowane przez Międzynarodową Izbę Handlową. Nie zastępują one całej umowy sprzedaży. Nie określają na przykład ceny towaru, terminu płatności, prawa właściwego ani zasad rozpatrywania reklamacji. Są jednak ważnym elementem kontraktu, ponieważ porządkują kwestie związane z dostawą.
Prawidłowo wybrana reguła może ułatwić planowanie transportu i ograniczyć ryzyko sporów. Zła reguła albo nieprecyzyjny zapis może natomiast prowadzić do dodatkowych kosztów, opóźnień i niejasności odpowiedzialności.
Co regulują reguły Incoterms?
Każda reguła opisuje kilka podstawowych obszarów:
– miejsce i sposób wydania towaru,
– organizację transportu,
– podział kosztów przewozu,
– obowiązki związane z odprawą eksportową i importową,
– moment przejścia ryzyka,
– obowiązek zawarcia ubezpieczenia w wybranych regułach,
– zakres informacji i dokumentów przekazywanych drugiej stronie.
Warto pamiętać, że przejście kosztów i przejście ryzyka nie zawsze następują w tym samym miejscu. Przykładowo w regułach grupy „C” sprzedawca może opłacić transport do odległego miejsca, ale ryzyko przechodzi na kupującego wcześniej, po przekazaniu towaru przewoźnikowi.
To jedno z najczęstszych źródeł nieporozumień. Sam fakt, że sprzedawca płaci za przewóz, nie oznacza, że odpowiada za towar aż do miejsca docelowego.
Grupy reguł Incoterms 2020
Reguły można podzielić według zakresu obowiązków sprzedawcy.
Reguły EXW
EXW, czyli „z zakładu”, oznacza minimalny zakres obowiązków sprzedawcy. Towar jest udostępniany w określonym miejscu, na przykład w magazynie lub fabryce. Kupujący organizuje zasadniczo cały transport, ponosi koszty i przejmuje większość ryzyka.
EXW może być wygodne dla sprzedawcy, ale nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem w handlu międzynarodowym. Kupujący może mieć trudności z organizacją odprawy eksportowej w kraju sprzedawcy. W praktyce często rozważa się regułę FCA, która wyraźniej określa obowiązki związane z przekazaniem towaru i eksportem.
Reguły FCA, CPT i CIP
FCA, czyli „dostarczone do przewoźnika”, jest uniwersalną regułą stosowaną dla różnych rodzajów transportu. Sprzedawca dokonuje odprawy eksportowej i przekazuje towar przewoźnikowi w uzgodnionym miejscu.
CPT oznacza, że sprzedawca opłaca transport do ustalonego miejsca, ale ryzyko przechodzi na kupującego już przy przekazaniu przesyłki przewoźnikowi.
CIP działa podobnie jak CPT, lecz sprzedawca musi dodatkowo zawrzeć ubezpieczenie transportowe na warunkach określonych w Incoterms 2020. Jest to często praktyczna opcja przy przesyłkach o większej wartości lub w sytuacjach, gdy kupujący oczekuje ubezpieczenia organizowanego przez sprzedawcę.
Reguły DAP, DPU i DDP
DAP oznacza dostawę do określonego miejsca. Sprzedawca organizuje i finansuje transport do tego miejsca, a ryzyko pozostaje po jego stronie do momentu udostępnienia towaru kupującemu. Kupujący odpowiada za rozładunek oraz import.
DPU jest jedyną regułą, w której sprzedawca odpowiada także za rozładunek towaru w miejscu przeznaczenia. Wcześniej była znana jako DAT. Miejsce dostawy powinno być opisane bardzo dokładnie, ponieważ rozładunek może wymagać odpowiedniego sprzętu i przygotowania.
DDP nakłada na sprzedawcę najszerszy zakres obowiązków. Obejmuje on transport, odprawę eksportową, odprawę importową oraz dostarczenie towaru do uzgodnionego miejsca. Ta reguła może być trudna do zastosowania, gdy sprzedawca nie ma możliwości legalnego przeprowadzenia formalności importowych w kraju kupującego.
Reguły przeznaczone dla transportu morskiego
Reguły FAS, FOB, CFR i CIF stosuje się wyłącznie do transportu morskiego lub śródlądowego, gdy towar jest ładowany bezpośrednio na statek.
FAS oznacza dostarczenie towaru wzdłuż burty statku. FOB przewiduje dostarczenie towaru na pokład statku. CFR obejmuje koszt transportu morskiego do portu przeznaczenia, ale ryzyko przechodzi na kupującego po załadunku towaru na statek.
CIF działa podobnie jak CFR, jednak sprzedawca musi zapewnić ubezpieczenie transportowe. Reguły FOB, CFR i CIF nie powinny być automatycznie stosowane do przesyłek kontenerowych, jeśli towar jest przekazywany przewoźnikowi w terminalu przed załadunkiem na statek. W takich przypadkach często lepiej przeanalizować zastosowanie FCA, CPT lub CIP.
Jak dobrać właściwą regułę?
Wybór powinien wynikać z rzeczywistego przebiegu dostawy, a nie z przyzwyczajenia lub krótkiej listy preferowanych skrótów.
Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- Jaki rodzaj transportu będzie wykorzystywany?
- Gdzie dokładnie sprzedawca przekaże towar?
- Kto ma większe doświadczenie w organizowaniu transportu?
- Kto może sprawnie przeprowadzić odprawę eksportową i importową?
- Czy konieczne jest ubezpieczenie organizowane przez sprzedawcę?
- Kto może dokonać rozładunku w miejscu przeznaczenia?
- Czy miejsce dostawy jest dostępne dla konkretnego pojazdu lub sprzętu?
- Jakie dokumenty będą potrzebne przewoźnikowi, odprawie i odbiorcy?
Dobrą praktyką jest porównanie całkowitego kosztu, a nie tylko ceny samego przewozu. Należy uwzględnić także opłaty terminalowe, dokumentację, odprawy, przeładunki, ubezpieczenie oraz ewentualne koszty składowania.
Jak poprawnie zapisać regułę w umowie?
Skrót Incoterms powinien być uzupełniony o dokładne miejsce oraz wskazanie wersji reguł. Przykładowy zapis może wyglądać następująco:
DAP magazyn kupującego, ul. Przemysłowa 10, Poznań, Polska, Incoterms 2020.
Samo określenie „DAP Poznań” może być zbyt ogólne. W dużym mieście może istnieć wiele punktów dostawy, a różne lokalizacje oznaczają inne koszty i obowiązki.
W umowie warto również doprecyzować:
– godziny przyjęcia dostawy,
– wymagania dotyczące awizacji,
– sposób rozładunku,
– rodzaj opakowania,
– dokumenty przekazywane wraz z towarem,
– zasady postępowania w razie opóźnienia,
– odpowiedzialność za dodatkowe postoje i składowanie.
Przykład organizacji dostawy
Załóżmy, że polska firma kupuje urządzenia od dostawcy z Niemiec. Towar ma trafić do magazynu w Polsce, a kupujący nie chce samodzielnie organizować przewozu.
Wariant DAP może być wygodny, ponieważ sprzedawca organizuje transport do wskazanego magazynu. Kupujący powinien jednak pamiętać, że odpowiada za import tylko wtedy, gdy jest to wymagane, a w dostawie wewnątrz Unii Europejskiej zakres formalności może wyglądać inaczej niż przy imporcie z państwa trzeciego.
Jeżeli kupujący ma własnego operatora logistycznego i chce kontrolować przewóz, można rozważyć FCA. Wtedy sprzedawca przygotowuje towar i przekazuje go wskazanemu przewoźnikowi, natomiast kupujący organizuje dalszą część dostawy.
Najważniejsze jest dopasowanie reguły do faktycznego podziału zadań. Nie należy wybierać jej wyłącznie dlatego, że jest często stosowana w innych transakcjach.
Najczęstsze błędy
Do typowych problemów należą:
– użycie FOB przy przewozie kontenerowym bez analizy momentu przekazania towaru,
– brak dokładnego miejsca dostawy,
– pomylenie przejścia ryzyka z przejściem kosztów,
– założenie, że każda reguła obejmuje ubezpieczenie,
– wybór DDP bez sprawdzenia możliwości dokonania importu,
– brak informacji o rozładunku,
– stosowanie skrótu Incoterms bez wskazania wersji 2020,
– nieuwzględnienie lokalnych opłat terminalowych i dodatkowych usług.
Lista kontrolna przed podpisaniem umowy
Przed zatwierdzeniem warunków dostawy warto sprawdzić:
– czy reguła pasuje do rodzaju transportu,
– czy wskazano dokładne miejsce przekazania towaru,
– kiedy przechodzi ryzyko,
– kto płaci za każdy etap przewozu,
– kto organizuje odprawy,
– kto zapewnia ubezpieczenie,
– kto odpowiada za rozładunek,
– jakie dokumenty musi przekazać każda strona,
– czy przewoźnik otrzyma jasne instrukcje,
– czy wszystkie ustalenia zapisano w umowie i zleceniu transportowym.
Podsumowanie
Incoterms pomagają uporządkować organizację dostaw międzynarodowych, ale ich skuteczność zależy od właściwego wyboru i precyzyjnego zapisu. Najlepsza reguła to taka, która odpowiada rodzajowi transportu, możliwościom stron oraz rzeczywistemu przebiegowi dostawy.
Przed użyciem konkretnego skrótu warto przeanalizować koszty, ryzyko, formalności i miejsce przekazania towaru. Jasne ustalenia na początku współpracy ułatwiają pracę przewoźnikom, spedytorom, magazynom i działom handlowym, a także zmniejszają ryzyko nieporozumień.
